Tin CNTT , Mon, Sep 30, 2024
Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào là đúng cách và tuân thủ theo quy định pháp luật? Cùng tìm hiểu ngay qua bài chia sẻ dưới đây!
Điều 6 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?” cũng như cách bảo quản hóa đơn điện tử hiện hành. Cụ thể, doanh nghiệp cần tuân theo các quy định sau:
Việc bảo mật hóa đơn điện tử là rất quan trọng để tránh các rủi ro như bị lộ thông tin, gian lận. Do đó, bạn cần chọn lựa các giải pháp có tính bảo mật cao, được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
Quy định về lưu trữ và bảo mật hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra
Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và dễ dàng truy xuất? Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách thức lưu trữ phổ biến sau:
Lưu trữ trên email: doanh nghiệp có thể tạo một email mới chỉ dành riêng để nhận hóa đơn điện tử. Phương pháp này giúp quản lý hóa đơn một cách riêng biệt, tránh nhầm lẫn với các email khác, đồng thời hỗ trợ kế toán mới dễ dàng theo dõi dữ liệu. Tuy nhiên, cách này có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp, gặp rủi ro mất dữ liệu nếu tài khoản email bị khóa, và việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót.
Nhận hóa đơn điện tử qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ: phương pháp này không yêu cầu tạo email mới và giảm nguy cơ mất dữ liệu khi quản lý qua email. Tuy nhiên, nó lại tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ và gặp khó khăn khi tra cứu nhiều mối cùng lúc. Ngoài ra, không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, và kế toán vẫn phải nhập liệu thủ công, dễ gây sai sót.
Lưu trữ trên máy tính: ưu điểm là đơn giản, dễ quản lý và chi phí thấp. Tuy nhiên, phương pháp này dễ bị mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố phần cứng hoặc phần mềm, và khó sao lưu cũng như phục hồi dữ liệu. Để thực hiện, bạn có thể tạo một thư mục riêng để lưu trữ các file hóa đơn điện tử, phân loại theo thời gian hoặc tên đối tác/ khách hàng.
Lưu trữ trên máy chủ: an toàn hơn so với lưu trữ trên máy tính và dễ dàng chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp cũng như truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau. Dù vậy, phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư chi phí ban đầu lớn vào máy chủ và phần mềm quản lý, đồng thời khi vận hành hệ thống cần có đội ngũ nhân viên CNTT để quản lý, bảo trì và đảm bảo an ninh cho hệ thống.
Lưu trữ trên đám mây: an toàn, bảo mật cao, và dễ dàng truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, đồng thời không cần đầu tư phần cứng. Tuy nhiên, bạn phải trả phí thuê dịch vụ và phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Để thực hiện, bạn có thể đăng ký tài khoản trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive và tải file hóa đơn lên.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử VNPT Invoice: Sử dụng phần mềm VNPT Invoice mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp lưu trữ khác. Phần mềm này tích hợp các tính năng quản lý hóa đơn, báo cáo, và tự động hóa quy trình, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán. Không chỉ tối ưu hóa việc lưu trữ, VNPT Invoice còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, quản lý hóa đơn từ xa, và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Dù phải trả phí sử dụng, nhưng so với những lợi ích mà phần mềm này mang lại, đây là một khoản đầu tư xứng đáng cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào là chuẩn theo quy định?
Dịch vụ Hóa đơn điện tử (VNPT-Invoice) của VNPT mang đến giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bạn đang thắc mắc về việc hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để vừa tuân thủ pháp luật vừa an toàn cho doanh nghiệp? VNPT-Invoice chính là câu trả lời, không chỉ đảm bảo về tính pháp lý và bảo mật mà còn giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
Khi sử dụng dịch vụ VNPT-Invoice, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:
Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT-Invoice – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam
Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ hay không?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Việc lưu trữ bằng phương tiện điện tử là đủ.
Việc lưu trữ bản điện tử giúp tiết kiệm giấy, giảm chi phí và thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể in hóa đơn điện tử ra giấy nếu muốn để phục vụ cho các mục đích khác như lưu trữ hồ sơ gốc, đối chiếu với sổ sách kế toán.
Quy định về thời gian hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?
Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ cuối năm kế toán mà hóa đơn được lập. Đây là quy định chung theo Luật Kế toán. Tuy nhiên, tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề và yêu cầu của cơ quan quản lý, thời gian lưu trữ có thể dài hơn.
Làm thế nào để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ?
Để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
Việc đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là rất quan trọng, vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của doanh nghiệp và cơ quan thuế. Nếu không đảm bảo được tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro như bị phạt hành chính, khiếu nại từ khách hàng…
Quy định không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ
Việc lưu hóa đơn điện tử đúng cách và tuân thủ quy định pháp luật là điều cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu. Vậy hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Hãy để dịch vụ VNPT-Invoice của VNPT trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp bạn, mang lại sự tiện lợi và tối ưu trong quản lý hóa đơn điện tử.
0888.202.929
Mẫu hợp đồng
