HƯỚNG DẪN CHI TIẾT ĐỌC, TẢI VÀ LƯU TRỮ XML HÓA ĐƠN ĐIỆNT TỬ

PDF và XML là hai định dạng được dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử VNPT. File PDF hiển thị ở giao diện quen thuộc nên thường được dùng trong tra cứu nhiều hơn. Tuy nhiên, hình thức thể hiện này không được công nhận về tính pháp lý. Do đó trong một số nghiệp vụ nhất định, người dùng bắt buộc phải sử dụng file XML hóa đơn điện tử VNPT. Điều này khiến không ít người thấy bối rối vì dữ liệu trên định dạng này không dễ đọc. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách giải quyết vấn đề này.

1. Hướng dẫn tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT
Lưu ý:

- Đuôi .XML là định dạng dữ liệu chuẩn của file hóa đơn điện tử, người dùng CHỈ CÓ THỂ TẢI file về khi hóa đơn đã được ký và khách hàng đã xác nhận.
- Các phần mềm phổ thông như Adobe hay Foxit Reader không có chức năng để đọc dữ liệu cho file định dạng .XML. Vì thế, khi tải file XML hóa đơn điện tử VNPT về máy tính, người dùng cần phải sử dụng cổng thông tin trực tuyến của VNPT để đọc nội dung cho file.
Cụ thể cách tra cứu, download và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT như sau:

Tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML
Trước khi đọc, người dùng cần phải tra cứu tìm hóa đơn và tải về máy tính. Hướng dẫn từng bước thực hiện chi tiết cụ thể như sau:

Bước 1: Gõ vào trình duyệt link portal địa chỉ khách hàng để đăng nhập vào hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử VNPT Invoice: https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/. Tại màn hình đăng nhập, khách hàng điền đầy đủ và chính xác trong các trường thông tin được yêu cầu rồi click [Lưu mật khẩu] nếu muốn và nhấn [Đăng nhập].

Bước 2: Tiến hành tra cứu hóa đơn bằng cách tìm đến mục [HÓA ĐƠN] trên menu ngang của giao diện, sau đó chọn [Tìm kiếm hóa đơn]. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện tìm kiếm, người dùng cần nhập đầy đủ dữ liệu lần lượt theo các trường lọc tương ứng: 

- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- PH từ ngày ( Phát hành từ ngày)
- PH đến ngày (Phát hành đến ngày)
- Trạng thái thanh toán
Hệ thống sẽ rà soát và cho hiển thị danh sách những hóa đơn phù hợp với các tiêu chí mà người dùng đưa ra. 

Bước 3: Tại danh sách hóa đơn hiển thị, xác định hóa đơn cần đọc. Sau đó, click chuột chọn “Xem chi tiết” hóa đơn ( biểu tượng hình mắt ) trên thanh thao tác kèm theo. 

Bước 4: Tại màn hình hiển thị chi tiết hóa đơn, người dùng nhấn vào mục [Tải hóa đơn] để tải file XML hóa đơn điện tử VNPT về và lưu vào máy tính.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể thực hiện tải những hóa đơn “Đã ký” và đã được khách hàng xác nhận.

Cách đọc hóa đơn điện tử VNPT file XML 
Dữ liệu trên file XML hóa đơn điện tử VNPT đã được mã hóa để bảo mật, do đó người dùng không thể đọc trực tiếp. Để kiểm tra được nội dung chi tiết, người dùng phải sử dụng cổng thông tin trực tuyến của VNPT. 

Cụ thể cách làm như sau:

Bước 1: Người dùng vào trình duyệt web đang sử dụng, nhập link: https://quantridichvu-hddt.vnpt-invoice.com.vn/hoadon/kiemtra.html. Màn hình sẽ hiển thị giao diện sau: 

Bước 2: Click chuột vào mục [Chọn file], sau đó tại hộp thoại, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ hóa đơn VNPT Invoice và chọn hóa đơn cần đọc. Hệ thống sẽ hiển thị nội dung chi tiết của hóa đơn cho phép người dùng đọc và kiểm tra thông tin.

2. Hướng dẫn lưu trữ file hóa đơn điện tử VNPT an toàn
Để bảo mật thông tin cho doanh nghiệp và khách hàng đối tác, hoạt động lưu trữ file dữ liệu hóa đơn cần thực hiện với một số lưu ý cụ thể trong từng trường hợp.

Đối với các hóa đơn điện tử mua vào của doanh nghiệp
- Tạo một email chuyên dùng lưu trữ hóa đơn mua vào của doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc quản lý, rà soát đồng bộ và thuận tiện hơn.
- Sau khi tạo email, hãy thông báo cho các bên bán là các nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp.
- Thiết lập cài đặt email cho phép quyền chuyển tiếp về mail cấp quản lý giúp đồng bộ, thống nhất thông tin.
- Tạo lập một thư mục Google Drive từ tài khoản email dùng lưu trữ hóa đơn.
- Lúc nhận được email, nhân viên kế toán phụ trách cần tải xuống và lưu trữ tại thư mục riêng trên máy tính như 1 file Excel thông thường. Chú ý đổi tên của file tương thích với các trường thông tin liên quan như Mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn điện tử.
- Sau khi lưu, hãy mở hóa đơn ra kiểm tra một lượt các dữ liệu chi tiết trên đó. Dựa vào đây, người dùng tiến hành cập nhật thông tin mã số thuế, mã tra cứu hóa đơn lên file excel lưu dữ liệu. Đồng thời gắn link trỏ đến file hóa đơn giúp cho việc tìm kiếm, tra cứu sau này thuận tiện hơn.
- Bước cuối cùng, hãy đồng bộ thư mục từ máy tính dùng lưu trữ hóa đơn lên Google Drive để bảo đảm an toàn, ngăn chặn tình trạng thất thoát, mất dữ liệu hóa đơn.
Đối với các hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bán ra
- Người dùng khi thực hiện lập phiếu hóa đơn phải chú ý mở chế độ “Xem trước” để rà soát lại các trường thông tin quan trọng như: Tên khách hàng, chỉ tiêu hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá sản phẩm/dịch vụ, thành tiền, thuế VAT, số tiền bằng chữ,… Chỉ khi xác nhận không có sai sót mới tiến hành ký hóa đơn. Điều này sẽ giúp thủ tục xử lý chính xác và hiệu quả, ngăn chặn và khắc phục nhầm lẫn ngay từ ban đầu nếu có.
- Khi đã ký xong hóa đơn, người phụ trách phải xem lại một lần cuối và đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác rồi mới chuyển gửi cho khách hàng.
Tiến hành việc lưu trữ lại dữ liệu hóa đơn điện tử bán ra tại một thư mục riêng cố định trên máy. Chú ý cập nhật các thông tin của hóa đơn lên file Excel lưu trữ: tên khách hàng (người mua), mã số thuế, Tổng tiền trước thuế VAT, Tổng tiền sau thuế VAT. Đồng thời, cũng cần chèn link trỏ đến hóa đơn, điều đó sẽ giúp cho công tác tra cứu, rà soát, đối chiếu sau này nhanh chóng, thuận tiện.
- Người dùng đồng bộ thư mục dùng lưu hóa đơn với Google Drive để bảo vệ dữ liệu trước nguy cơ bị thất lạc, mất mát, phá hoại.
 

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách tra cứu, tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT đang được sử dụng. Hy vọng, dựa vào đó, bạn đọc sẽ  nắm được cách thức chính xác để phục vụ cho việc xử lý các nghiệp vụ kế toán và thuế liên quan hiệu quả, thuận tiện hơn.

LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ

♦ Hotline bán hàng: 0888.20.2929

♦ Mail: bhvnpthanoi@gmail.com

♦ Website: https://vinaphonehanoi.vnpt.vn

♦ Đăng ký trực tuyến: tại đây