HƯỚNG DẪN CHI TIẾT KIỂM TRA TÍNH HỢP LỆ CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để kiểm tra thuận tiện nhất? Hướng dẫn cụ thể cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng hình thức trực tuyến.

Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn kê khai và tạo được hóa đơn điện tử hợp lệ, trước tiên cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được hiểu là loại hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện với mục đích ghi nhận về thông tin của hàng hóa, dịch vụ. 

Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy thuộc vào từng trường hợp theo quy định của pháp luật.

Một hóa đơn điện tử được xác định là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Tiêu chuẩn của từng yếu tố này được xác định như sau:

Về tính hợp pháp: Một hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí được quy định cụ thể tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Đúng định dạng
• Đã được đăng ký theo quy định
• Đúng thời điểm 
• Đầy đủ nội dung
• Có đầy đủ mã của cơ quan thuế với các trường hợp hóa đơn được cấp trước khi cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch gửi cho người mua.
• Không thuộc các trường hợp không hợp pháp quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ dưới đây.

Hình ảnh minh họa một mẫu hóa đơn điện tử

Về tính hợp lệ: Một hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Cung cấp đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
• Có chữ ký số của hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp.
• Phải được lập, quản lý sử dụng theo nguyên tắc lập hóa đơn được pháp luật quy định.

Về tính hợp lý: Tính hợp lý được xác định khi hóa đơn đó thực tế có phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp.

Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập website của Tổng cục thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
• Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán, loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán, nhập mã captcha. 
• Bước 3: Ấn nút “Tìm kiếm”. Màn hình sẽ hiển thị kết quả tra cứu bao gồm 2 trường hợp:

• Với hóa đơn điện tử hợp lệ, màn hình hiển thị thông báo “Đã cấp mã hóa đơn”
• Với hóa đơn điện tử không hợp lệ, màn hình hiển thị thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.  

3 bước kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn điện tử

Với các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tra cứu theo Thông tư 32/2011/TT-BTC trước đây, hiện nay cũng đổi sang trang tra cứu mới của Tổng Cục thuế là https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.Điều này giúp tạo ra sự đồng bộ và thuận tiện cho quá trình kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và quản lý thông tin về hóa đơn.

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trực tuyến

Bài viết trên đã chia sẻ cụ thể cách kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn điện tử, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra các hoá đơn được lập đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.